E' tempo di conservare in digitale

Il sistema di conservazione digitale è un nuovo metodo lavorativo ormai obbligatorio che impatta fortemente nell’organizzazione dell’Ente sia in termini organizzativi che culturali; abbandonare il legame con la carta è un processo difficile ma ormai obbligatorio per la natura originaria dei documenti che vengono prodotti al giorno d’oggi dalla stessa PA, ossia quella digitale.

Per questi motivi, a.p.systems non ha semplicemente rilasciato i moduli applicativi dedicati a questa prassi  - hyperSIC.Archivo e hyperSIC.Conservazione – ma ha ideato un servizio di supporto tecnico a cui l’Ente può rivolgersi sia in fase di stesura del Manuale della Conservazione che durante le fasi operative di selezione dei documenti e composizione dei pacchetti di versamento.

Inoltre, l’Ente può riversare i pacchetti presso la server farm di a.p.systems conferendoLe quindi il servizio di conservazione degli stessi; la nostra server farm è certificata secondo gli standard internazionali e nazionali sulla sicurezza informatica e protezione dei dati.   Le sue caratteristiche tecniche ed organizzative rispecchiano ampiamente i criteri esposti nei recenti DPCM dettanti le auspicate regole tecniche in tema di accreditamento per la conservazione di archivi della PA.

Sull’essere “Conservatore Accreditato”… vista la confusione più o meno involontaria in alcuni messaggi su questo tema è importante richiamare l’attenzione sul fatto che il processo di accreditamento ai sensi dell’art. 44-bis C.A.D. è ancora sospeso in attesa dell’entrata in vigore delle regole tecniche.  Tali regole, riportate in un DPCM firmato dal Ministro per la pubblica amministrazione e la semplificazione il 3/12/2013, sono tuttora all’esame della Corte dei Conti e non ancora pubblicate in Gazzetta Ufficiale, pertanto non sono ancora entrate in vigore.   In poche parole, allo stato attuale nessun operatore può aver ottenuto il titolo di Conservatore Accreditato, né chi ha presentato domanda può vantare alcun titolo di idoneità in più rispetto ad altri in quanto la stessa non è ancora mai stata presa in considerazione da nessuna commissione.
In tale contesto, qualora l’Ente decida di affidare a terzi la conservazione dei propri archivi è sicuramente importante che tenga conto delle effettive certificazioni e accreditamenti che gli stessi possono vantare rispetto agli standard internazionali e nazionali in tema di sicurezza informatica, sicurezza degli archivi e protezione dei dati e della privacy.

Per approfondimenti scrivere a contatto@apsystems.it.

Categoria: area segreteria Tags: archivio, conservazione, contratti, digitale, documento, segreteria, versamento,

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