hyperSIC.Archivio, la conservazione a norma dei documenti: semplice, completa ed efficace

hyperSIC® si arricchisce dell’area gestionale totalmente dedicata alla conservazione digitale dei documenti, anche in forma sostitutiva.   L’area si compone di un modulo gestionale principale, hyperSIC.Archivio dedicato al recupero dei documenti nell’intera struttura dell’Ente, costituzione dell’archivio degli stessi e composizione dei pacchetti di versamento e da moduli complementari come i motori di ricerca e upload automatico dei documenti specializzati ciascuno per area e produttore di software applicativo.  Nel caso in cui l’Ente decida per la conservazione presso la propria struttura o presso la server farm di a.p.systems, è disponibile anche il modulo hyperSIC.Conservazione che governa direttamente l’acquisizione ed il controllo in termini di efficacia, leggibilità e validità (es. delle firme e delle marche temporali) dei pacchetti di conservazione e  gestisce il processo di esibizione e accesso diretto al documento informatico conservato ai soggetti autorizzati.

Archiviare e conservare gli archivi della Pubblica Amministrazione è ormai un esigenza da risolvere con strumenti informatici, perché, fatta eccezione per le tipologie elencate nel DPCM 21 marzo 2013, i documenti sono originali digitali: vuoi perché dematerializzati, con il fine di conservarli in forma sostitutiva, vuoi perché prodotti già in forma digitale.   Cambia quindi la natura dell’archivio che è sempre più digitale e sempre meno “analogico” (ndr- ossia cartaceo) ma non cambia l’obbligo della PA di conservarlo nella sua forma originale ed in perpetuo perché questo archivio fa sempre parte del patrimonio protetto dal Codice dei Beni Culturali.

La norma, ormai ricchissima di interventi, richiama la PA, ancor prima di conservare, su alcuni adempimenti importanti quali la nomina del Responsabile della Conservazione e l’adozione del Manuale di Conservazione; con quest’ultimo la PA deve fare delle scelte, di tipo organizzativo, su come rintracciare i documenti da conservare, come produrre i pacchetti di versamento e conservazione, dove conservarli e come gestire l’esibizione.

Fatta salva la nomina del responsabile, per il resto hyperSIC® supporta la PA in tutto il procedimento in base alle scelte organizzative dettate nel Manuale di Conservazione dell’Ente grazie anche alla possibilità di sfruttare il workflow management integrato con cui istruire l’ambiente applicativo sui passaggi e le logiche adottate dall’Ente per assolvere all’obbligo di conservazione degli archivi.

Per approfondimenti scrivere a contatto@apsystems.it.

Categoria: area segreteria Tags: conservazione, contratti, digitale, documento, pacchetto, versamento,

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