conservazione del registro giornaliero di protocollo: ancora più semplice adempiere

A pochi giorni dall'entrata in vigore a tutti gli effetti delle nuove regole di prototocollo informatico, è divamapata la polemica sulla questione della trasmissione al sistema di conservazione nei tempi indicati dall’art. 7 comma 5 del DPCM 3 dicembre 2013 “regole tecniche per il protocollo informatico”  tra giuristi, esperti e addetti ai lavori;  purtroppo la norma in questo senso non è tranciante come sarebbe stato auspicabile lasciando aperta la strada a più interpretazioni.

Anche AgID (ndr – Agenzia per l’Italia Digitale) è intervenuta di recente sul tema con sue istruzioni datate 1/10/2015 (ma rese disponibili un po' più tardi); qui essa adotta l’interpretazione restrittiva, ossia quella di concludere il processo entro la giornata lavorativa successiva a quella a cui le registrazioni di protocollo si riferiscono.   In virtù di tale istruzione,  abbiamo proposto ad AgID di semplificare il normale processo di conservazione, solo per la conservazione di questo particolare documento (cioè il registro giornaliero di protocollo), con il fine di agevolare i Produttori (cioè coloro che producono il registro e lo devono trasmettere in conservazione).  

Grazie a tale proposta, avvallata da AgID, abbiamo eliminato le fasi stringenti di firma digitale, evitando così l'impegno pressocchè quotidiano sia del responsabile del protocollo (che produce il RGP) sia del responsabile della conservazione (che deve chiudere il processo).

I Produttori che utilizzano APSer.Archivio per conservare i RGP, possono quindi decidere se mantenere il processo con le firme digitali, come hanno fatto finora, oppure fruire di quello semplificato che prevede di:

  1. non apporre, appunto, le firme digitali che per le normali attività di trasmissione in conservazione sono invece necessarie; si eliminano così la firma digitale richiesta durante la predisposizione del pacchetto di versamento per avvallare la copia conforme al RGP e la firma digitale del proprio Responsabile della Conservazione  per chiudere il pacchetto di versamento e dare luogo a procedere con l’archiviazione;
  2. chiudere il pacchetto di versamento e dare luogo a procedere con l’archiviazione semplicemente premendo un pulsante (ndr – elabora)
  3. ottenere la presa in carico, da parte del sistema di conservazione, di tale pacchetto di versamento anche se privo delle firme di cui al precedente punto 1;
  4. ottenere il rapporto di avvenuto versamento, o l’esito in caso negativo, nei tempi immediatamente successivi al gesto compiuto nel precedente punto 2.

Ribadiamo che tale metodo è avvallato da AgiD, in deroga al nostro manuale di conservazione, per il processo di conservazione del solo Registro Giornaliero di Protocollo a patto che la fase di versamento (punto 3) venga conclusa dal Produttore nel rispetto di quanto disposto dall’art. 7 comma 5 del DPCM 3 dicembre 2013 regole tecniche per il protocollo informatico, ossia entro il giorno lavorativo successivo a cui il registro si riferisce.

Quindi, per chi volesse attivare la modalità semplificata per trasmettere i conservazione ad APSer.Archivio i propri RGP dovrà preoccuparsi di

  • assicurarsi di avere aggiornato il sistema alla release 9.05.01 o successive, rese disponibili da martedì 27 ottobre 2015;
  • configurare il sistema in base alla propria scelta sulla modalità: infatti è possibile decidere di eliminare una o entrambe le fasi di firma digitale; istruzioni su come procedere sono contenute nella release note che accompagna l’aggiornamento del sistema.
  • sostituire il disciplinare tecnico attualmente condiviso con noi (allegato 3 alle condizioni generali del servizio CRGP) con quello relativo al processo semplificato, da richiedere al servizio di assistenza.

Per ulteriori informazioni scrivere a assistenza@apsystems.it.

Categoria: area segreteria Tags: conservazione, CRGP, protocollo, protocollo informatico, registro, registro giornaliero di protocollo, RGP,

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