12 agosto: quale adempimento ?

Come ormai consuetudine da qualche anno, anche l'estate 2016 si delinea interessante per la digitalizzazione della PA: siamo in attesa dell'emanazione del nuovo decreto che andrà a modificare il Codice dell'Amministrazione Digitale in applicazione di quanto disposto dalla legge delega (c.d. riforma Madia) arrivata proprio circa un anno fa. Ed esattamente un mese fa, è entrato in vigore a tutti gli effetti, mandando definitivamente in soffitta quello pre-esistente, il regolamento europeo sui servizi fiduciari legati alla gestione delle identità digitali, delle firme elettroniche, dei contrassegni (c.d. eIDAS).

Ora si parla del 12 agosto: un nuovo appuntamento, un nuovo adempimento... ma su cosa c'è un po' di confusione, forse complice anche qualche proposta di mercato non proprio allineata con i requisiti della norma.

Nel caso di specie va riletto il DPCM 13 novembre 2014 che stabilisce che entro il 12 AGOSTO 2016 le PA devono adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti alle regole tecniche che esso impartisce ed in particolare:

  • essere in grado di acquisire DOCUMENTI INFORMATICI per via telematica
  • FORMARE I PROPRI ORIGINALI solo in maniera INFORMATICA

Questo significa che dal 12 agosto ciascuna PA deve essere organizzata per ricevere documenti informatici con PEC, email ordinaria, fax server o altri canali che ne consentano l'acquisizione per poi prevedere alle eventuale registrazione al protocollo informatico (ricordiamo che l'art. 53 DPR 445/2000 dispensa dal registare alcune categorie di documenti come ad esempio la pubblicità) e gestione consueta e pertinente ai procedimenti amministrativi a cui vengono associati.   Su questo piano in effetti quasi tutte le PA, per adempimenti precedenti, sono già organizzate.

Ciò che invece ha fatto scattare la fantasia propositiva di alcuni operatori del mercato (e qualche preoccupazione alla PA!) è stato il disposto del DPCM su richiamato circa i documenti originali informatici, mischiando le attività di produzione con le istanze on line e l'informatizzazione dei procedimenti.

Per questo adempimento, non è necessario essere già pronti a GESTIRE tutta l'attività dell'Ente con procedimenti amministrativi digitali (intendendo quindi aver concluso l'informatizzazione dei procedimenti - vedi il post del 11 febbraio 2015  e quello del 24 settembre 2015) e nemmeno consentire agli utenti della PA di presentare istanze on line (intendendo in tal senso, non il download di moduli in PDF ma mettere a disposizione dell'utente della PA delle pagine web del sito istituzionale nelle quali può compilare l'istanza con le informazioni in suo possesso ed al termine dell'operazione ottenerne copia e riferimento della registrazione al protocollo).

Ciò che il DPCM impone è che dal 12 agosto i documenti originali che vengono GENERATI dalla PA e registrati al protocollo generale non potranno essere più dei documenti cartacei (cioè ad esempio scritti con word ma poi stampati, timbrati e firmati con firma olografa) ma solo documenti informatici (cioè ad esempio scritti con word ma stampati su PDF e firmati con firma digitale). Nel caso si voglia mantenere l'invio cartaceo, il documento dovrà recare una scritta del tipo "il presente documento è semplice copia analogica del suo originale informatico custodito presso gli archivi digitali della scrivente"; ovviamente tale pratica è da dismettere nel tempo, "costringendo" l'utenza della PA ad organizzarsi direttamente o per tramite di terzi a ricevere il documento nella sua forma originale informatica, anche semplicemente accedendo ad un link del portale internet dal quale scaricarlo.  Altrimenti verrebbe meno la missione affidata alla PA dall'Agenda Digitale Italiana e da quella europea: cioè essere Piattaforma Abilitante all'uso del digitale per incentivare lo sviluppo economico ed il benessere dei cittadini.

Ciò detto, non va comunque sottovalutato tutto il lavoro necessario per farsi trovare pronti agli appuntamenti relativi all'informatizzazione dei procedimenti amministrativi e delle istanze on line, perchè rimangono ancora pochi mesi per la loro "entrata in scena" definitiva.

 

 

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